Ook in schriftelijke communicatie kan de oplossingsgerichte benadering helpen om positief en doelgericht te zijn. Stel je eens de volgende situatie voor:
Een management assistente heeft veel last van het chaotische gedrag van een leidinggevende die ze ondersteunt. Die leidinggevende vraagt dingen half in het voorbijgaan en heel warrig en het werk dat de management-assistente vervolgens doet of uitzet moet vaak toch weer anders. Soms begint hij met het geven van een opdracht en halverwege zegt hij dan:” oh, ik geloof dat het toch anders moet….ik kom er wel even op terug”. Dan is ze in elk geval nog niet begonnen met het werk, maar vaak is dat ook heel anders. Zoals laatst. Toen had de leidinggevende de management-assistente gevraagd om een zakenreis naar het buitenland voor hem te regelen en vluchten te boeken. Ze was tijden bezig om erachter te komen met wie hij allemaal afspraken wilde tijdens die reis en welk reisschema daarop het beste aansloot. Net toen ze alle vluchten had geboekt belde één van de zakenpartners die de leidinggevende zou gaan zien dat het de bedoeling was dat de leidinggevende ook nog deel zou nemen aan een extra vergadering. De leidinggevende wist ervan, zei deze zakenpartner. Het was al tijden geleden afgesproken. De zakenpartner was zelfs een beetje verontwaardigd dat ze geen rekening had gehouden met die extra vergadering. Toen ze het navroeg bij de leidinggevende zei die:” oh ja, had ik je dat niet gezegd? Ja, bij die extra vergadering moet ik echt aanwezig zijn!”. Kon ze alle vluchten weer omboeken en een nieuw reisschema opstellen. Het kostte haar bijna een hele een dag extra werk. De management-assistente is zijn chaotische manier van opdrachten geven zat. Ze schrijft hem de volgende email:
Klaas (=leidinggevende),
Gisteren heb ik de hele dag jouw reisschema omgegooid en nieuwe vluchten geboekt, ik ben het eerlijk gezegd behoorlijk zat de dupe te zijn van jouw chaotische manier van werken. Het kost mij zeeën van tijd, waardoor ik achterloop met andere dingen die ik ook moet doen en die ook deadlines hebben. Als het zo moet dan gooi in net zo lief de handdoek in de ring. Zo kan ik toch niet werken! Snap je dat dan niet?
Anne (=management-assistente)
Voordat de management-assistente haar email verstuurt, vraagt zij eerst aan jou, als oplossingsgerichte collega, om haar te helpen de email oplossingsgerichter te formuleren. Hoe zou jij de email oplossingsgerichter kunnen maken?
Hier is een voorbeeld uitwerking:
Klaas,
Het is gelukt met het nieuwe reisschema! In de bijlage vind je het. Ik hoop dat het zo goed aansluit bij wat je voor ogen had.
Graag zou ik als het even wat minder druk voor je is eens willen overleggen. Ik vraag me namelijk af hoe jij je opdrachten aan mij zo kunt geven dat ik je snel en direct de eerste keer de juiste ondersteuning bied. Wat we volgens mij allebei belangrijk vinden is dat mijn ondersteuning efficiënt verloopt en kwalitatief goed is. En natuurlijk kan ik me voorstellen dat er altijd situaties blijven waarin de dingen opeens anders moeten. Ik zou graag toe willen groeien naar de situatie waarin ik vaker direct de eerste keer het goede doe en aanlever. Het helpt mij erg als ik, voordat ik begin aan een opdracht, duidelijk van je begrijp wat de bedoeling is.
Wat je soms doet is dat je aankondigt dat er een opdracht aan zit te komen,en dat je de details later aan me zal vertellen. Dat vind ik prettig werken, omdat ik dan, als je erop terugkomt en me duidelijk zegt wat je nodig hebt, ook zeker weet dat ik bied wat je nodig hebt.
Zou je eens mee willen denken hoe jij je opdrachten aan mij zo kunt geven dat ik je snel en direct de eerste keer de juiste ondersteuning kan geven?
Met vriendelijke groet
Anne
0 reacties:
Een reactie plaatsen